基礎功能

一个“企业内容管理(ECM)系统”必须依靠一个全功能的“存储库”：

• “存储库”管理每一份内容的生命周期(Lifecycle)，负责他们的“起居”，“行为”，和“安保”
• 内嵌的“规则与策略引擎”，“版本管理引擎”，“全文检索引擎”，“全格式转换引擎”，“元数据内容模型”都是为了应对外界的各种各样复杂的需求
• 存储库可以对内容加密，可以多维度分类，并内置强劲的工作流引擎(workflow engine)
• 存储库自带各式各样的接口，可以直接对接FTP, 电子邮件(IMAP, POP3, SMTP), WebDAV, CIFS, SharePoint
• 内置单点登录是因为可对接所有的认证系统LDAP, AD, NTLM, Kerberos, Pass-through

可以在线查看文档，而无需下载。

• 文档在预览时可以搜索文字、做标记，放大和缩小，能够快速导航、分享链接。
• 用户可以再预览页面上对文档发起讨论或者发表评论
• Office文档的预览支持缩略图页和大纲方式显示
• Alfresco支持MIME类型的文档预览能力，比如办公文档、图片、照片、扫描文件、视频文件和音频文件
• Alfresco不仅支持现有MIME类型，也支持未来的MIME类型

协作需要共享，Alfresco提供多种内容共享方式：

• 公共共享，Alfresco会对指定文件生成一个共享连接(URL)，任何人拿到分享的链接后都可以打开这个文件，不需要任何额外的权限，包括用户名和密码认证
• 授权共享，Alfresco针对指定文件生成一个共享连接(URL)，获得此链接的人必须通过用户名/密码的认证之后才可使用
• Alfresco共享可以通过电子邮件，微信，微博，Twitter，Facebook等方式，但并不从Alfresco平台移动文件

• Alfresco支持全面的版本化管理，包括版本号，版本注释，版本回溯等
• 是否打开某个文件夹的或者文件的版本控制功能，完全由用户控制
• 必要时可以灵活的在各个版本之间穿梭，查看任何历史信息
• 版本控制也可以由脚本来控制，让它在规则下运行

内容放入“存储库”中的过程，就是上传，在Alfresco中上传的方式多种多样：

• 直接从浏览器上传，可以批量上传，支持拖拽
• 可以使用FTP直接上传，可以使用电子邮件方式(IMAP, SMTP, POP3)完成上传
• “存储库”可以直接映射为网盘，所以你在你的硬盘里是怎样拷贝文件的呢？
• 自动判断内容类型，上传同时输入类型属性
• 批量导入，大量数据/巨量数据的导入

• 存储的内容总是属于某一种类型，比如：发票/合同/会议记录/电子邮件/设计图纸/客户信息/判决书/商标实例,等等。
• 元数据(metadata)模型，就是为了建立这些类型，让它替代和解决部分人工处理工作，它分为内容类型(Content Type)和切面(Aspect)
• 如会议记录中要有：参会者姓名、会议主题、会议记录、会议决议等都需要“内容模型”
• 再比如，一个合同类型，它需要存储的合同金额、到期日、供应商名称、合同执行情况等等，内容类型可以让每一份合同都知道它自己什么时候签署，什么时候履约，什么时候付款，什么时候变更等。

• 与Office的整合 与其他在线office的整合
• 可以使用MS Office在线编辑来编辑Office文档，在Alfresco编辑这些存储库中的文档，就像你在本地打开它一样方便快捷。
• Alfresco还支持其他类型的在线Office整合

综合查询

• Alfresco支持全文检索，能够搜索出每一个角落的信息，你可以按类型搜索，检索某个特定类型的特定字段，比如：你可以只搜索合同类型中已经付款的特定甲方的所有合同
• 任何信息都可以被搜索，包括人，标记和分类
• 搜索结果可以自定义“过滤器”，比如按照“创建者”、“文件类型”、“创建时间”、“大小”、“修改者”、“修改时间”等属性来过滤
• 每一个被搜索到的文件都可以在搜索结果页中被预览

• 内容管理中，2人以上的协作就涉及到“工作流”，Alfresco内容“简单工作流”和“高级工作流”。
• 简单工作流总是被大量使用的：任何内容需要其他人确认，修改，补充，审核，同意，知晓，分享等，都可以使用“简单工作流”完成。对方可以是一个单个人，也可以是一个组，一个部门，一群人等。
• Alfresco内置强劲的Activiti工作流引擎来支持“高级工作流”，这种复合BPMN2.0规范的流程引擎可以为您提供任意复杂的工作流的设计、发布、运行、监控、统计、查询等。
• Alfresco还有专门的BPM Suite部分来提供“基于流程”的Web的设计、发布、协作、共享

• 智能文件夹，就是你可以在文件夹上面定义一套规则，让它只包含你需要的内容，而无论这些内容在哪里，它都会“打破”原来固有文件夹的束缚，跑到你定义的智能文件夹中，只要你有权限
• 智能文件夹被定义后，无论何时打开它，它都会包含你需要的全部内容，还会保持更新状态

• 标记就是Tag,
• Alfresco允许在任何时候为你的内容“打标记”，标记的数量不限，但只要用过的标记就会出现在左侧的导航栏中，你可以点击“标记”快速获得所需的内容。
• 标记同样可以被检索
• 标记不全分类型，也就是说任何类型的文档内容都可以使用相同的标记

• 类别也可以为内容增加管理的“维度”, 任何内容都可以被设置成“可分类的”，在Alfresco中分类是可以树形结构来组织的。
• 比如，如图所示，在左侧类别区，有“地区”、“语言”、“软件文档分类”等，以“语言”为例，下面又分为“中文”、“德语”、“日语”、“法语”、“英语”等，“中文”下面又分为“港澳中文”、“简体中文”、“繁体中文”等，“英语”下面又分为“美国英语”、“英国英语”、“澳洲英语”、“印度英语”等。
• 用户搜索“中文”类别，那么所有“中文”下面的子类别也会被检索到，同样搜索“英语”类别，其子类别也会被检索出来。
• 类别管理适合与复杂分类，层级分类，多重分类的情况，使用它可以任由你的想象来做分类